Back to the roots? Zustellung eines Schreibens als PDF-Dateianhang oder (doch rechtssicherer) mit Telefax?

(Kiel) Mit der praktisch relevanten Fragestellung der rechtssicheren Zustellung von Dokumenten im Anhang zu einer E-Mail hat sich das OLG Hamm mit Beschluss vom 09.03.2022 (4 W 119/20) befasst.

Darauf verweist die Frankfurter Rechtsanwältin und Fachanwältin für Bau- und Architektenrecht Helene – Monika Filiz, Präsidentin des VBMI - VERBAND DEUTSCHER ANWÄLTE für Bau-, Miet- und Immobilienrecht e. V. mit Sitz in Kiel, unter Hinweis auf den Beschluss des OLG Hamm vom 09.03.2022 (4 W 119/20).

Das Oberlandesgericht Hamm hat mit Beschluss vom 09.03.2022 (4 W 119/20) entschieden, dass ein als Dateianhang einer E-Mail übermitteltes Dokument (hier: PDF-Schreiben) lediglich dann zugegangen ist, wenn der E-Mail-Empfänger den Dateianhang auch tatsächlich geöffnet hat. Die Begründung des OLG Hamm erfolgt im Wesentlichen mit dem allgemeinen Virenrisiko, welches dazu führe, dass üblicher Weise eine Warnung dahingehend erfolge, keine E-Mails von unbekannten Absendern zu öffnen. Mithin könne dieses Risiko nicht dem Empfänger eines derartigen Dokuments übertragen werden.

Leitsatz:

Wird ein Abmahnschreiben lediglich als Dateianhang zu einer E-Mail versandt, ist es in der Regel nur und erst dann zugegangen, wenn der E-Mail-Empfänger den Dateianhang auch tatsächlich geöffnet hat. (MIR 2022, Dok. 027)

Das Gericht stellt im Rahmen der entscheidungserheblichen Kriterien u.a. das Folgende fest:

"Denn im Hinblick darauf, dass wegen des Virenrisikos allgemein davor gewarnt wird, Anhänge von E-Mails unbekannter Absender zu öffnen, kann von dem Empfänger in einem solchen Fall nicht verlangt werden, den Dateianhang zu öffnen (Köhler/Bornkamm/Feddersen, [40. Aufl. [2022], § 13 Rdnr. 47]). Es kann mithin im vorliegenden Fall dahinstehen, ob die in Rede stehenden E-Mails überhaupt im E-Mail-Postfach des Verfügungsbeklagten (dort möglicherweise im "Spam-Ordner") eingegangen sind. Der Verfügungsbeklagte hat durch Vorlage seiner eidesstattlichen Versicherung vom 08.05.2020 jedenfalls glaubhaft gemacht, dass er von den beiden E-Mails des - ihm zuvor nicht bekannten - Prozessbevollmächtigten des Verfügungsklägers keine Kenntnis erlangt und dementsprechend auch den Dateianhang mit dem Abmahnschreiben nicht geöffnet hat."

Für die baurechtliche Praxis bedeutet dies, dass der Versand eines Schriftstückes als Dateianhang das Risiko in sich trägt, darzulegen und zu beweisen, dass der Empfänger den Dateianhang geöffnet hat.

In rechtlicher Hinsicht ist allerdings auch zu beachten, dass ein Zugang grundsätzlich dann gegeben, wenn der Empfänger die tatsächliche Möglichkeit der Kenntnisnahme hatte und nicht erst mit der tatsächlichen Kenntnisnahme selbst.

Allerdings wird man stets den sichersten Rechtsweg zu empfehlen und zu beschreiten haben. Dies bedeutet im Kontext mit der entsprechenden Korrespondenz im Rahmen von Werkvertragsabwicklungen (z.B. Behinderungsanzeigen, Mängelrügen, Androhung von Kündigung, Frist- und Nachfristsetzung), dass eine zweistufige Prüfung vorzunehmen ist:

(1) Beweis des Zugangs der E-Mail, ggf. durch eine Lesebestätigung

(2) Beweis der Kenntnisnahme der im Anhang beigefügten PDF-Datei. Letzteres wird ohne die entsprechende Mitwirkung des Empfängers nicht leistbar sein.

In der Praxis wird man daher im Hinblick auf Schriftverkehr, der für die weitergehende Vertragsabwicklung von entscheidungserheblicher Relevanz sein könnte, darauf zu achten haben, dass eine entsprechend rechtssichere Zustellung erfolgt. Dies kann – nach wie vor – durch das Telefax, auch wenn diesem die Anmutung einer gewissen Rückständigkeit anhaftet, erfolgen. Alternativ bestehen die Möglichkeiten eines Einwurfeinschreibens bzw. die Zustellung unter Zuhilfenahme eines Gerichtsvollziehers. Letztere beiden Alternativen sind arbeits- und kostenintensiver. Gerade unter diesem Aspekt erklärt sich die praktische Akzeptanz des Telefaxes im Rahmen der Werkvertragsabwicklung.
Filiz empfahl, dies zu beachten und bei Fragen zum Baurecht auf jeden Fall Rechtsrat einzuholen, wobei sie in diesem Zusammenhang u. a. auch auf den VBMI - VERBAND DEUTSCHER ANWÄLTE für Bau-, Miet- und Immobilienrecht e. V. - www.VBMI-Anwaltsverband.de - verwies.

Für Rückfragen steht Ihnen zur Verfügung:

Helene – Monika Filiz
Rechtsanwältin / Fachanwältin für Familienrecht / Fachanwältin für Bau- und Architektenrecht
Präsidentin des VBMI - VERBAND DEUTSCHER ANWÄLTE für Bau-, Miet- und Immobilienrecht e. V.

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