Umsatzsteuer: Was im Online-Handel mit den USA zu beachten ist

(Washington) Der Online-Handel legt rasant zu, wobei die USA das Land mit dem größten Potential sind. Auch deutsche Online-Händler erobern den amerikanischen Markt.

Angesichts der Komplexität des US-Steuerrechts ist jedoch sorgfältige Steuerplanung und Beratung wichtig für Unternehmen, welche auf dem US-Markt Geschäfte machen, so die deutschstämmige Rechtsanwältin Nadja Vietz von Harris & Moure in Seattle/USA, Mitglied der DASV Deutsche Anwalts- und Steuerberatervereinigung für die mittelständische Wirtschaft e. V.

So werden US-Steuern auf Bundes-, staatlicher und lokaler Ebene erhoben. Auf Bundesebene fallen gegenüber dem Internal Revenue Service (IRS) Einkommensteuern, Kapitalertragsteuern, Steuern auf Dividenden, auf Zinsen und Steuern auf andere passive Einkommen sowie Lohn-und Gehaltssteuern für Mitarbeiter an. Einzelne Staaten und Gemeinden erheben zusätzliche, am Bundessystem orientierte, sowie andere hiervon abweichende Steuern sowie Umsatzsteuern.

Im Folgenden soll insbesondere auf die für den Online-Händler wichtige Umsatzsteuer eingegangen werden.

1. Welche US-Steuerpflichten ergeben sich für meinen Online-Handel auf Bundesebene?
Es gibt derzeit keine Umsatzsteuer auf US-Bundesebene. Online-Händler, welche nicht über eine Niederlassung in den USA verfügen, werden auf Unternehmensebene in den USA nicht auf deren Umsatz besteuert. Online-Händler sollten jedoch mögliche Gesetzesänderungen verfolgen, da der US-Kongress in den letzten Jahren mehrmals Gesetzesvorschläge zur Einführung einer Internet-Umsatzsteuer eingebracht hat.[1]
Hiervon unabhängig unterliegen eingeführte Waren jedoch bestimmten Einfuhrzöllen, wenn diese einen Mindestwarenwert überschreiten, welcher jüngst von $200 auf $800 erhöht wurde.[2] Zölle berechnen sich unter anderem nach Wert und Herkunft der eingeführten Waren. Das beim Import auszufüllende Dokument ist die sogenannte Customs Declaration Form, welche in mehreren Sprachen online auf der Webseite der U.S. Customs and Border Protection zur Verfügung steht und ausgefüllt werden kann.[3]

2. Welche Umsatzsteuerpflichten bestehen für meinen Online-Handel auf Ebene der einzelnen Bundesstaaten und Gemeinden?
Auf staatlicher und lokaler Ebene wird der eingehende E-Commerce nur dann der Umsatzsteuer unterliegen, wenn der Verkäufer eine ausreichende physische Präsenz in einem bestimmten Staat hat, einen sogenannten "Nexus". Welche Aktivitäten zu einem solchen „Nexus“ führen, definiert sich je nach Recht der einzelnen Bundesstaaten. In der Regel wird man dann einen „Nexus“ annehmen, wenn Eigentum im jeweiligen Bundesstaat erworben oder geleast wird, sogenanntes Third Party Fulfillment stattfindet (Lieferung an den Endkunden durch einen in den USA ansässigen Dritten), die Geschäftstätigkeit mithilfe einer Tochtergesellschaft in den USA stattfindet oder ein Handelsvertreter oder Vertriebshändler mit dem Vertrieb beauftragt wird.
Der Online-Versand an den Bewohner eines bestimmten Bundesstaates wird somit noch nicht allein einen steuerpflichtigen „Nexus“ herstellen. In der Regel werden europäische Online Händler jedoch ohnehin durch Third Party Fulfillment oder zumindest mit eigenem Lager vor Ort auftreten müssen, um der harten Konkurrenz des Marktes (so ist kostenlose 24-Stunden-Lieferung die Norm) standhalten zu können, womit auf jeden Fall ein „Nexus“ und die Umsatzsteuerverpflichtung begründet sind.
Weiter ist darauf hinzuweisen, dass die einzelnen U.S.-Bundesstaaten nicht selbst Parteien von bilateralen Steuerabkommen der Vereinigten Staaten sind. Daher wird die Vermeidung einer "Betriebsstätte" in den Vereinigten Staaten gemäß den Bestimmungen solcher Steuerabkommen zur Vermeidung von Doppelbesteuerungen in der Regel nicht sicherstellen, dass ein steuerpflichtiger Zusammenhang mit einem einzelnen Staat vermieden wird.
Sobald ein solcher Zusammenhang oder „Nexus“ hergestellt ist, ist es an der Zeit, sich bei den zuständigen Steuerbehörden auf staatlicher Ebene zu registrieren und rechtzeitig Steuern abzuführen.
Der Umsatzsteuersatz kann zwischen den einzelnen Bundesstaaten sehr variieren. Fünf Bundesstaaten erheben zum Beispiel gar keine Umsatzsteuer, während Kalifornien den höchsten Umsatzsteuersatz von 7,5% hat. Einige Gemeinden erheben zudem eigene Umsatzsteuern, welche die gesamte Steuerbelastung nicht unerheblich erhöhen können. So beträgt die Umsatzsteuer im Bundesstaat New York nur 4%, aber die gesamte Umsatzsteuerbelastung in New York City beläuft sich unter Einberechnung der lokalen Steuern auf 8,875%. Zudem variieren nicht nur die lokalen Umsatzsteuersätze sondern auch die Klassifizierung der zu besteuernden Güter. So erlegen einige Staaten keine Umsatzsteuer auf Lebensmittel, die Definition des Begriffes Lebensmittel variiert jedoch auch wieder je nach Bundesstaat bzw. Gemeinde.

3. Wann und wie muss ich meinen Online Handel bei den US-Steuerbehörden auf Bundesebene (IRS) anmelden?
Wie dargestellt, muss sich ein lediglich im Online-Handel in die USA verkaufender Händler nicht anmelden, solange kein „Nexus“ besteht. Wenn jedoch ein solcher „Nexus“ zu einem oder mehreren Bundesstaaten besteht, kann es für den jeweiligen ausländischen Händler erforderlich sein, eine sogenannte Federal Employer Identification Number („EIN“) zu beantragen, um sich sodann bei den staatlichen Steuerbehörden anmelden zu können. In diesem Fall muss der Händler die EIN auf der Website des Internal Revenue Service (“IRS”)[4] beantragen.
Hierbei handelt es sich zwar um einen unkomplizierten und kostenfreien Service des IRS, jedoch muss der Händler neben der Angabe von Geschäftsinformationen auch die Steuernummer oder US-Sozialversicherungsnummer (Social Security Nummber - SSN) einer sogenannten „Responsible Party“ (i.d.R. eines Geschäftsführers oder Gesellschafters) des Unternehmens mitteilen. Sind die jeweiligen Personen noch nicht im US-System gemeldet und liegt eine solche Nummer noch nicht vor, muss diese gesondert im Vorfeld beantragt werden, was zu nicht unerheblichen Verzögerungen führen kann und daher rechtzeitig eingeleitet werden sollte.

4. Welche Anmeldung muss bei staatlichen Behörden und wie vorgenommen werden?
Auf Ebene der einzelnen Bundesstaaten variieren die Anforderungen an Anmeldung sowie einzureichende Unterlagen. Informationen über die jeweils einschlägige Umsatzsteuer und Umsatzsteueranmeldung können auf der Webseite der einzelnen Staatsministerien (Secretary of State) gefunden werden.
Viele Staaten beteiligen sich an der sogenannten Streamlined Sales and Use Tax Agreement ("SSUTA"), einem Online-System, welches vereinfachte Online-Zahlung der Umsatzsteuer ermöglicht. Unternehmen, die sich in diesen Staaten registrieren, können dies online tun, wobei lediglich einige wenige Informationen über das Unternehmen erforderlich sind, so Unternehmensform, Sitz des Unternehmens. Je nach Bundesstaat wird die oben genannten EIN notwendig sein.[5]

5. Müssen einzureichende Unterlagen übersetzt werden?
Für die Anmeldung und Zahlung auf Bundesebene hält das IRS Formulare in verschiedenen Sprachen sowie weitere Dienstleistungen für ausländische oder fremdsprachige Steuerzahler vorrätig.[6] So stellt das IRS Währungstabellen für die Umrechnung von Steuerzahlungen in US-Dollars zur Verfügung.[7]
Für Steuerzahlungen auf Ebene der einzelnen Bundesstaaten werden in der Regel Übersetzungen der notwendigen Dokumentation anzufertigen sein. Es stehen auf Staatenebene keine Übersetzer zur Verfügung. Darüber hinaus schreiben die Gesetze von vielen Bundesstaaten vor, dass Kommunikationen mit staatlichen Behörden zwingend auf Englisch stattfinden müssen. Die Währungstabellen des IRS können auch hier verwendet werden.

6. Welche Fristen bestehen für die Anmeldung und die Zahlung der einzelnen Steuern?
Einfuhrzölle auf Bundesebene werden mit dem Import der jeweiligen Güter bzw. des Überquerens der US-Grenze fällig. Diese müssen vor Einfuhr gezahlt werden, wie oben ausgeführt.
Die Frist für eine Registrierung bei den zuständigen Steuerbehörden beginnt mit dem Moment der Begründung des oben beschriebenen „Nexus“. Unternehmen müssen sich rechtzeitig anmelden und danach fristgerecht Steuern zahlen.
Zahlungsfristen variieren je nach Abrechnungszeiträumen, welche wiederum vom Steuersubjekt gewählt werden können. Unternehmen können i.d.R. wählen, ob sie monatlich, quartalsweise oder jährlich Steuern zahlen. So müsste z.B. ein Steuerzahler in Kalifornien, welcher quartalsweise abrechnet, für den Zeitraum von Januar bis März bis zum 30. April seine Umsatzsteuer zahlen. Monatliche Umsatzsteuerabrechnungen wären für den Monat Januar jedoch schon Ende Februar fällig.

7. Welche Strafen drohen bei verspäteter Registrierung, verspäteter Umsatzsteueranmeldung oder Zahlung?
Strafzahlungen werden fällig, wenn Steuerschulden nicht rechtzeitig und/oder vollständig gezahlt werden. Im Allgemeinen werden derartige Strafgebühren für die verspätete Einreichung von Steuererklärungen, verspätete Steuerzahlungen, das Nichtbezahlen der jeweiligen Mehrwertsteuer, die Nichtregistrierung bei dem jeweiligen Staat und/oder das Betreiben ohne eine entsprechende Genehmigung auferlegt. Die Strafen variieren sowohl auf Bundes- als auch auf staatlicher Ebene erheblich, je nach Art des Fehlverhaltens und Umfang der jeweils geschuldeten Steuer. Strafzahlungen können empfindlich hoch sein, wenn Vorsatz auf Steuerhinterziehung vermutet wird, bis hin zu strafrechtlichen Sanktionen.

Für Rückfragen steht Ihnen zur Verfügung:

Nadja Vietz
Attorney-at-Law/Rechtsanwältin
Harris & Moure pllc
Seattle/USA
Tel. direkt aus D.: 001 425 233-8506
Email: nadja@harrismoure.com

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